CRM für Psychologen im eigenen Telegram-Bot
Termine im Kalender, Zahlungen in einer Tabelle, Absprachen im Chat, und vor jeder Sitzung setzen Sie den Klienten aus drei Quellen zusammen. In CognitEase liegt Ihre Klientenkartei in Ihrem Telegram-Bot: Wer den Bot öffnet, ist darin, und jede Buchung, Zahlung und Notiz landet danach in derselben Klientenakte. Von Hand in eine Tabelle übertragen müssen Sie nichts mehr.
Kostenlos testenIhr Bot aus Sicht des Klienten. Ab dem ersten Öffnen ist diese Person in Ihrer Kartei
Wenn die Praxis auf drei Dienste verteilt ist
- Um herauszufinden, ob Anna Freud die letzte Sitzung bezahlt hat, scrollen Sie durch den Chat und den Kontoauszug.
- Die Kliententabelle hinkt einen Monat hinterher: Neue tragen Sie ein, wenn sich ein freier Abend findet.
- Vor der Sitzung mit Viktor Frankl suchen Sie in den Notizen auf dem Handy, wo Sie stehen geblieben sind.
- Sie haben ein Vertriebs-CRM ausprobiert und eine Woche lang eine Pipeline eingerichtet, mit der eine Therapiepraxis nichts anfangen kann.
Klientenakte mit Sitzungen, Zahlungen und Notizen
Alles, was Sie über einen Klienten wissen, steht auf einer Seite: die nächste Sitzung und die letzten vergangenen, der Zahlungsstatus jeder Buchung, ausgestellte Quittungen und Rechnungen, Ihre Notizen zu den Sitzungen. Dazu der Fragebogen, den der Klient im Bot ausgefüllt hat, mit einer kurzen Zusammenfassung seines Anliegens, und die Hausaufgaben mit dem Verlauf der Erledigung.
Wenn Sie die Funktion Intelligentes Dossier eingeschaltet haben, wächst aus bestätigten Sitzungsanalysen eine Fallakte nach dem 5P-Modell, und die ORS- und SRS-Werte ergeben ein Verlaufsdiagramm über die letzten sechs Sitzungen. Vor dem Termin mit Karen Horney öffnen Sie ihre Akte und sehen, wo Sie stehen geblieben sind und welche Frage offen ist.
Briefing vor der Sitzung: Fallakte nach 5P, Thema der letzten Sitzung und offene Frage
Was die Klientenkartei noch zeigt
Liste nach nächsten Sitzungen.
Oben stehen die Klienten, die in den nächsten Tagen kommen, darunter die übrigen nach dem Datum der letzten Sitzung.
Eigene Tags.
„Angst“, „KVT“, „Paar“: Markierungen, die Sie selbst vergeben, stehen neben dem Namen des Klienten und im Terminplan.
Zuverlässigkeitsbewertung.
Der Anteil der Buchungen, die der Klient wahrgenommen und pünktlich bezahlt hat. Verschiebungen senken ihn nicht.
Hinweis auf eine lange Pause.
Carl Rogers kam jede Woche und kehrte nach einem Monat Pause zurück, und seine Akte zeigt einen Hinweis auf die lange Pause.
ORS- und SRS-Verlauf.
Wenn Sie die Skalen eingeschaltet haben, zeigt das Diagramm über sechs Sitzungen, ob es dem Klienten besser geht und wie er Ihre Sitzungen bewertet.
Buchungssperre.
Der Klient kann keine neue Sitzung mehr buchen, bereits bestätigte Termine bleiben im Kalender.
Klientenkartei, die aus Buchungen wächst
Eine separate Klientenverwaltung brauchen Sie nicht. Klienten buchen über Ihren Bot, und jede Buchung landet mit ihrem Zahlungsstatus sofort in der Klientenakte. Wenn Sie den nächsten Termin direkt in der Sitzung vereinbaren, buchen Sie den Klienten, ohne den Anruf zu verlassen, und die Zahlungsart wählt er selbst.
Das Geld überweist der Klient direkt an Sie, auf Ihre Bankverbindung und in einer Währung, die Sie annehmen. CognitEase wickelt keine Zahlungen ab und nimmt keine Provision pro Sitzung: Sie bestätigen den Zahlungseingang, und die Buchung ist als bezahlt markiert.
Ihre Woche: Die Sitzung, die direkt aus dem Anruf gebucht wurde, steht schon am Donnerstag
Welches CRM eine Privatpraxis braucht.
Die Praxis lebt von der Geschichte des Klienten
Allgemeine CRM-Systeme sind um den Verkauf herum gebaut: Anfrage, Phasen, Vertriebsmitarbeiter, Conversion. Ein Klient in der Therapie kommt monatelang zu Sitzungen, und wichtiger als seine Phase ist, worüber vor drei Terminen gesprochen wurde. Deshalb gibt es in CognitEase keine Pipelines und keine Verkaufsphasen, im Mittelpunkt der Akte stehen Sitzungen, Notizen und Verlauf.
Eine Kartei, die Sie nicht pflegen müssen
Eine Tabelle veraltet vom ersten Tag an, weil jede Buchung und jede Zahlung von Hand übertragen wird. Hier kommt ein Klient in die Kartei, sobald er Ihren Bot zum ersten Mal öffnet, und Buchungen, Zahlungen und Notizen kommen im Laufe der Arbeit dazu. Einen neuen Klienten müssen Sie nie mehr selbst eintragen.
Start bei null
Einen Import aus einem anderen CRM oder einer Tabelle gibt es nicht. Ihren bestehenden Klienten schicken Sie den Link zum Bot, und jeder erscheint in der Liste, sobald er ihn öffnet. Alte Unterlagen bleiben, wo sie sind, und die neue Geschichte beginnt mit der ersten Sitzung über den Bot.
Klienten und Geld bleiben bei Ihnen
Klienten buchen in einem Bot mit Ihrem Namen, in dem es keinen Katalog anderer Fachleute gibt. Die Zahlung geht direkt an Sie, ohne Provision pro Sitzung. Wenn Sie Zahlungsbelege ausstellen, folgen sie den Regeln Ihres Landes und liegen in der Klientenakte.
Fragen zur Klientenkartei.
Kann ich Klienten aus einem anderen CRM oder einer Tabelle importieren?
Nein. Schicken Sie Ihren bestehenden Klienten den Link zum Bot: Sobald jemand ihn öffnet, erscheint er in Ihrer Liste. Der Klient muss einmal selbst auf „Start“ tippen, sonst kann der Bot ihm nicht schreiben.
Wer landet in der Klientenkartei?
Jeder, der Ihren Bot geöffnet hat, auch wenn er noch nie gebucht hat. Sitzungen, Zahlungen und Notizen kommen dazu, sobald die Arbeit beginnt.
Gibt es Verkaufstrichter und Pipelines?
Nein. CognitEase ist für die Privatpraxis gebaut, und die Klientenakte dreht sich um Sitzungen, Zahlungen und Notizen.
Läuft das Geld der Klienten über CognitEase?
Nein. Der Klient zahlt direkt an Sie: per Überweisung, über Wise, PayPal, einen Zahlungslink oder eine andere Zahlungsart, die Sie angeben. Sie bestätigen den Eingang, und die Buchung ist als bezahlt markiert. Eine Provision pro Sitzung gibt es nicht.
Sieht der Klient seine Fallakte und Ihre Notizen?
Nein. Fallakte, Sitzungsanalysen, Sitzungsnotizen, Antworten im Fragebogen und ORS- und SRS-Werte sehen nur Sie.