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Wie CognitEase Klientendaten schützt

Du stehst bei jedem Klienten für Vertraulichkeit ein — deshalb beschreiben wir hier den gesamten Weg der Daten in klarer Sprache, ohne juristische Floskeln. Die rechtliche Version findest du in der Datenschutzerklärung.

Der Weg einer Sitzung

  1. Die Videositzung läuft über einen verschlüsselten Kanal. Video wird nicht aufgezeichnet.
  2. Hast du die Transkription aktiviert, wird das Audio aufgenommen, in Text umgewandelt und direkt nach der Transkription gelöscht.
  3. Aus dem Text erstellt die KI den SOAP-Eintrag und aktualisiert das Dossier des Klienten.
  4. Sobald der Eintrag fertig ist, wird das Roh-Transkript gelöscht — der Wortlaut deines Klienten wird nicht gespeichert.
  5. Eintrag und Dossier werden verschlüsselt gespeichert. Nur du kannst sie sehen.

Was die KI sieht

Das Modell erhält Text nur für eine konkrete Aufgabe: einen Eintrag erstellen, die Konzeptualisierung aktualisieren, eine Hausaufgabe herausarbeiten. Zahlungsdaten und Buchungsdaten werden ihm nie übergeben.

Wir nutzen das Modell über eine API, bei der Daten nicht ins Training fließen. Das Ergebnis ist immer ein Entwurf: SOAP-Eintrag, 5P-Konzeptualisierung und Notizen bearbeitest du selbst — das letzte Wort hat die Fachperson.

Was wir speichern und wie lange

  • Video der Sitzungen — wird nie aufgezeichnet.
  • Audio der Sitzungen — wird nur bei aktivierter Transkription aufgenommen und direkt nach der Umwandlung in Text gelöscht.
  • Roh-Transkript — nur bis der Eintrag fertig ist, danach wird es gelöscht.
  • SOAP-Einträge, Dossiers, Notizen, Fragebogen-Antworten — solange du den Dienst nutzt. Alles ist verschlüsselt, jede Praxis hat ihren eigenen Schlüssel.
  • Buchungs- und Zahlungsdaten — so lange, wie es das Gesetz verlangt.

Daten löschen

Auf deinen Wunsch vernichten wir den Verschlüsselungsschlüssel deiner Praxis — danach lassen sich die Daten nicht wiederherstellen, auch nicht aus Backups. Einzelne Klienten kannst du jederzeit aus deinem Bereich löschen.

Was du deinem Klienten sagen kannst

Fragt ein Klient, wohin seine Worte gelangen, kannst du so antworten:

Das Video unserer Gespräche wird nicht aufgezeichnet. Wenn ich Sitzungsnotizen führe, wird der Ton in Text umgewandelt und die Aufnahme sofort gelöscht. Aus dem Text entsteht automatisch ein Arbeitsprotokoll, danach wird auch der Gesprächstext gelöscht. Das Protokoll ist verschlüsselt, nur ich habe Zugriff darauf, und auf deinen Wunsch kann ich alle Daten unwiederbringlich löschen.