Online-Buchung und Verschiebungen von beiden Seiten
„Geht auch Donnerstag?“, „Wann hätten Sie Zeit?“, „Können wir verschieben?“: Ein Zeitplan, der im Chat lebt, kostet Abende und gerät trotzdem durcheinander. In CognitEase sieht der Klient Ihre freien Zeiten, bucht und verschiebt selbst, und Sie schlagen eine andere Zeit vor, wenn Sie etwas ändern müssen. Sie beide sehen die Uhrzeit in Ihrer jeweiligen Zeitzone, und beide werden an die Sitzung erinnert.
Kostenlos testenIhre Woche in der App: Buchungen, freie Zeiten und gesperrte Stunden
Wenn der Kalender nur im Kopf existiert
- Im Kalender stehen drei Sitzungen, im Kopf noch zwei, und eine ist „irgendwann Freitag, muss ich noch klären“.
- Ein Klient aus einer anderen Zeitzone hat „15:00“ gebucht, und jeder von Ihnen ist sicher, dass seine eigenen 15:00 gemeint sind.
- Das kostenlose Erstgespräch wurde vor einer Woche gebucht, niemand kam, und die Stunde fehlt in Ihrer Woche.
- Am Ende der Sitzung haben Sie den nächsten Termin vereinbart, und einen Tag später schreibt der Klient: „Wann hatten wir noch mal ausgemacht?“
Zeitplan, Verschiebungen und Zeitzonen
Sie legen fest, wann Sie arbeiten, statt jedem einzeln zu antworten. Der Klient sieht nur die Zeiten, in die eine Sitzung wirklich passt, inklusive Dauer und Pause zwischen den Terminen. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, für den Urlaub sperren Sie einfach die Tage, und der Zeitunterschied ist nicht mehr Ihr Problem: Jeder sieht seine eigene Uhrzeit.
Verschiebungen sind keine Verhandlungen mehr. Der Klient verschiebt selbst, die Zahlung wandert auf den neuen Termin mit, und Sie erfahren es per Benachrichtigung. Müssen Sie eine Sitzung verschieben, schlagen Sie eine Zeit vor, und der Klient stimmt mit einem Tippen zu. Vereinbaren Sie am Ende des Anrufs den nächsten Termin, ist der Klient schon gebucht, während Sie sich noch verabschieden.
Der Klient sieht Kalender, freie Zeiten und Preis, noch bevor er eine Uhrzeit wählt
Die Bausteine einer ruhigen Woche
Freie Zeiten werden für Sie berechnet.
Sitzung 50 Minuten, Pause 10, Termine um 9:00 und 11:00. Der Klient kann 10:00 buchen, 10:30 aber nicht, weil die Sitzung dann nicht mehr hineinpasst.
Verschiebungen von beiden Seiten.
Der Klient hat selbst eine neue Zeit gewählt, und Sie erhalten „vorher Donnerstag 15:00, jetzt Freitag 12:00“. Wollen Sie verschieben, bestätigt der Klient mit einem Tippen.
Probesitzungen, die auch stattfinden.
20 kostenlose Minuten für neue Klienten. Hat jemand weit im Voraus gebucht, wird er am Vortag gebeten, den Termin zu bestätigen, und ohne Antwort ist die Zeit wieder frei.
Buchung direkt aus dem Anruf.
„Also nächsten Dienstag zur selben Zeit?“ Der Klient ist gebucht, während Sie sich verabschieden, und hinterher muss niemand mehr schreiben.
Jeder in seiner Zeitzone.
Sie sind in Berlin, der Klient in Tiflis. Beide sehen ihre eigene Uhrzeit, und niemand rechnet um.
Der Morgen beginnt mit einer Liste.
„Heute 3 Sitzungen: 10:00 Anna Freud, 14:00 Carl Rogers, 18:00 Melanie Klein“ und wer davon schon bezahlt hat.
Warum „einfach ein Kalender“ für eine Praxis nicht reicht.
Ein Kalender weiß nichts von Zahlungen.
Ein gewöhnlicher Kalender zeigt einen Termin. Hier sehen Sie bei jeder Buchung, ob sie bezahlt ist: Zahlung ausstehend, Zahlung gesendet, bestätigt. Eine Sitzung beginnt nur mit bestätigter Zahlung oder als kostenlose Probesitzung, und eine unbezahlte Buchung blockiert nicht wochenlang Ihre Zeit. Eine zweite Tabelle „Wer hat bezahlt“ brauchen Sie nicht.
Probesitzung ohne leere Stunden.
Das kostenlose Erstgespräch bringt Klienten, aber auch die meisten No-Shows: Im Voraus zu buchen ist leicht, eine Woche später zu erscheinen scheint dann nicht mehr so wichtig. Dafür gibt es eine Bestätigungsregel: Am Vortag wird der Klient um Bestätigung gebeten, noch einmal erinnert, und ohne Antwort wird die Zeit für andere frei. Sie legen fest, ab welchem Vorlauf der Buchung das gilt.
Eine Verschiebung macht nichts kaputt.
Eine verschobene Sitzung behält Zahlung und Verlauf: Man sieht, was vorher war und was jetzt gilt. Häufige Verschiebungen fließen in die Zuverlässigkeitsbewertung des Klienten ein, werden aber nicht bestraft.
Für wen das nützlich ist.
Für alle, die Klienten in zwei, drei Zeitzonen betreuen, die ein kostenloses Erstgespräch anbieten und das „Hab’s vergessen, sorry“ satthaben, und die ihren Wochenplan kennen wollen, ohne drei Apps zu öffnen.
Fragen zur Buchung.
Kann ich eine Buchung selbst stornieren?
Derzeit kann nur der Klient stornieren, solange die Zahlung nicht bestätigt ist. Sie können eine Verschiebung vorschlagen oder die Zahlung nicht bestätigen: Nach 48 Stunden wird die Buchung dann storniert. Eine Stornierung durch die Fachkraft ist geplant.
Wie oft kann ein Klient verschieben?
Unbegrenzt, solange die Sitzung nicht begonnen hat, auch wenn sie schon bezahlt ist. Über jede Verschiebung werden Sie benachrichtigt. Ein gesperrter Klient kann nicht verschieben.
Kann ich Stornoregeln festlegen?
Ihre Regeln werden im Bot als Dokument veröffentlicht, und der Klient sieht sie. Fristen und Ausfallgebühren setzt der Bot nicht automatisch durch, das ist Ihre Vereinbarung mit dem Klienten.
Was, wenn zwei dieselbe Zeit wählen?
Den Termin bekommt, wer schneller war. Der Zweite sieht „Diese Zeit ist bereits vergeben“ und wählt eine andere.
Kann ein Klient jede beliebige Zeit buchen?
Nur freie Zeiten laut Ihrem Zeitplan, unter Berücksichtigung von Dauer und Pause. Außerhalb des Zeitplans können nur Sie selbst eine Buchung anlegen.