Ein Klient braucht eine Rechnung für seine Unterlagen, und Sie öffnen die Word-Vorlage vom letzten Mal. Welche Nummer zuletzt vergeben wurde, wissen Sie nicht mehr genau, ebenso wenig, ob seine Adresse draufgehört und welcher Paragraf in die Steuerzeile kommt. Solche Fragen tauchen meist abends auf, wenn der Steuerberater nicht mehr erreichbar ist.

Diese Seite fasst zusammen, was auf einer Rechnung für Psychotherapie oder Coaching in Deutschland steht, und zeigt ein Beispiel.

Das ist keine Steuerberatung. Die Seite beschreibt die allgemeinen Regeln des Umsatzsteuergesetzes. Welche davon für Ihre Praxis gilt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Pflichtangaben nach § 14 UStG

§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was auf einer Rechnung stehen muss. Für eine Sitzung heißt das:

Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift
Name und Anschrift des Klienten
Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
das Ausstellungsdatum
eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmal vergeben wird
die Leistung, etwa „Psychotherapeutische Sitzung, 50 Min.“, und wann sie erbracht wurde
der Betrag
der Steuerhinweis: Steuersatz und Steuerbetrag oder der Grund, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird

Wer Umsatzsteuer ausweist, schreibt Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt auf. Wer keine ausweist, braucht stattdessen einen Hinweis auf den Grund.

Beispiel

Eine Rechnung von Carl Jung an Anna Freud für eine Sitzung im September, mit erfundenen Adressen und Nummern:

Carl Jung, Psychologischer Psychotherapeut, Musterstraße 1, 10115 Berlin, Steuernummer 12/345/67890
An: Anna Freud, Beispielweg 5, 10117 Berlin
Rechnung Nr. 2026-0042 vom 14.09.2026
Psychotherapeutische Sitzung, 50 Min., am 12.09.2026
Betrag: 100,00 €
Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG
Bezahlt per Überweisung am 12.09.2026

§ 4 Nr. 14 oder § 19 UStG: welcher Hinweis gehört auf die Rechnung

§ 4 Nr. 14 UStG befreit Heilbehandlungen von der Umsatzsteuer, die Ärzte, Psychotherapeuten und andere Heilberufe erbringen. Die Befreiung hängt an der Leistung. Sie muss dazu dienen, eine Krankheit festzustellen, zu heilen oder zu lindern, und Sie brauchen die berufliche Qualifikation dafür. Approbierte Psychotherapeuten und Heilpraktiker für Psychotherapie berufen sich bei der Behandlung in der Regel auf diese Vorschrift. Auf der Rechnung steht dann etwa „Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG“.

Coaching, Business-Coaching und allgemeine Lebensberatung haben meist keinen therapeutischen Zweck und fallen deshalb in der Regel nicht unter § 4 Nr. 14, auch wenn ein Psychotherapeut sie anbietet. Für solche Leistungen berechnen Sie Umsatzsteuer oder nutzen die Kleinunternehmerregelung.

§ 19 UStG ist die Kleinunternehmerregelung. Bleibt Ihr Umsatz unter den gesetzlichen Grenzen, berechnen Sie keine Umsatzsteuer und weisen auf der Rechnung auch keine aus. Die Rechnung braucht dann einen Hinweis wie „Kein Ausweis der Umsatzsteuer, Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Wie hoch die Grenzen sind und wie sie berechnet werden, erklärt Ihnen der Steuerberater.

Bieten Sie Therapie und Coaching an, kann für jede der beiden Leistungen ein anderer Hinweis gelten. Welche Regel wo greift, klären Sie mit dem Steuerberater, bevor Sie die erste Rechnung schreiben.

Quittung oder Rechnung

Eine Quittung bestätigt, dass bezahlt wurde: wer, wofür, wie viel. Für kleine Beträge gibt es in Deutschland eine vereinfachte Form, die Kleinbetragsrechnung. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € darf der Beleg ohne Name und Anschrift des Klienten auskommen. Ihr Name und Ihre Anschrift, das Datum, die Leistung, der Betrag und der Steuerhinweis gehören trotzdem darauf. Liegt der Betrag darüber, gelten alle Pflichtangaben, also auch Name und Anschrift des Klienten.

Fortlaufende Nummern und Währung

Jede Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben und gehört zu einer fortlaufenden Reihe. Verbreitet ist das Schema Jahr plus laufende Nummer: 2026-0041, 2026-0042, 2026-0043. Wer den Zähler im Kopf oder in einer Tabelle führt, vergibt schnell einmal eine Nummer doppelt.

Eine fehlerhafte Rechnung löschen Sie besser nicht. Üblich ist ein Stornobeleg mit eigener Nummer, der auf die ursprüngliche Rechnung verweist, und danach bei Bedarf eine neue Rechnung.

Klienten im Ausland zahlen oft lieber in ihrer eigenen Währung. Stellen Sie jede Rechnung in der Währung aus, in der der Klient tatsächlich bezahlt hat. Rechnen Sie in einer Fremdwährung ab und weisen Umsatzsteuer aus, fragen Sie den Steuerberater, wie der Steuerbetrag in Euro anzugeben ist.

So sieht es in CognitEase aus

In CognitEase legen Sie einmal fest, in wessen Namen die Belege ausgestellt werden, ob es Quittungen oder Rechnungen sind und welcher Steuerhinweis daraufsteht. Das ist entweder ein Befreiungsgrund in Ihrem Wortlaut, etwa „Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG“ oder „Ohne USt., § 19 UStG“, oder die Umsatzsteuer, die dann in Netto und Steuer aufgeteilt wird. Aus diesen Angaben entsteht jeder Beleg, sodass Sie die Word-Vorlage nicht mehr brauchen.

Ein Beleg entsteht erst, wenn die Sitzung stattgefunden hat und Sie die Zahlung bestätigt haben. Er trägt deshalb immer ein vergangenes Leistungsdatum, und eine Verschiebung vor der Sitzung hinterlässt nichts, was Sie stornieren müssten. Auf Wunsch schickt der Bot dem Klienten das PDF gleich danach. Betrag und Währung stammen aus der Buchung, also steht auf dem Beleg genau die Währung, in der der Klient gezahlt hat. Stellen Sie Rechnungen aus, gibt der Klient seine Rechnungsadresse schon beim Buchen an, und Sie müssen nicht nachfragen.

In der standardmäßigen fortlaufenden Nummerierung laufen die Nummern lückenlos weiter, und zum neuen Jahr wechselt nur die Jahreszahl: Auf 2026-0152 folgt 2027-0153. Ist ein Betrag falsch, stornieren Sie den Beleg. Es entsteht ein Stornobeleg mit eigener Nummer und, falls angegeben, dem Grund, und das Original bleibt im Archiv. Alle Belege eines Monats bekommen Sie als ein ZIP-Archiv in den Chat mit Ihrem Bot und leiten es an den Steuerberater weiter.

CognitEase prüft den Steuerhinweis nicht und druckt ihn so, wie Sie ihn eingeben. Klären Sie ihn deshalb vorher mit dem Steuerberater. Belege sind standardmäßig ausgeschaltet und lassen sich erst einschalten, wenn Sie angegeben haben, in wessen Namen sie ausgestellt werden. Mehr dazu auf der Seite Zahlung und Belege.

Rechnung Psychotherapie und Coaching: Muster