Клієнтові потрібен рахунок для своїх документів, і ви відкриваєте вордівський шаблон з минулого разу. Який номер був останнім, ви вже точно не пам’ятаєте, так само як і те, чи потрібна в рахунку адреса клієнта і який параграф писати в рядку про податок. Такі питання зазвичай виникають увечері, коли податковий консультант уже не відповідає. До того ж після переїзду німецькі формулювання ще не встигли запам’ятатися.

Тут зібрано, що вказують у рахунку за психотерапію чи коучинг у Німеччині, і наведено приклад.

Це не податкова консультація. Сторінка описує загальні правила німецького закону про ПДВ (Umsatzsteuergesetz, UStG). Які з них діють для вашої практики, уточніть у податкового консультанта (Steuerberater).

Pflichtangaben: що обов’язково вказати в рахунку

Pflichtangaben німецькою означає обов’язкові реквізити рахунку. Їх перелічує § 14 Abs. 4 UStG. Для сесії це:

ваше повне ім’я та адреса
ім’я та адреса клієнта
ваш податковий номер (Steuernummer) або ідентифікаційний номер платника ПДВ (USt-IdNr.)
дата виставлення
порядковий номер рахунку, який використовується лише один раз
послуга, наприклад «Психотерапевтична сесія, 50 хв», і коли її надано
сума
рядок про податок: ставка й сума ПДВ або причина, чому ПДВ не нараховується

Якщо ви нараховуєте ПДВ, у рахунку окремо стоять сума без податку, ставка і сума податку. Якщо не нараховуєте, замість цього потрібна примітка з причиною.

Приклад

Рахунок від Карла Юнга Анні Фрейд за сесію у вересні, адреси й номери вигадані:

Карл Юнг, психотерапевт, Musterstraße 1, 10115 Berlin, Steuernummer 12/345/67890
Кому: Анна Фрейд, Beispielweg 5, 10117 Berlin
Рахунок № 2026-0042 від 14.09.2026
Психотерапевтична сесія, 50 хв, 12.09.2026
Сума: 100,00 €
Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG (звільнено від ПДВ за § 4 Nr. 14 UStG)
Оплачено банківським переказом 12.09.2026

§ 4 Nr. 14 чи § 19 UStG: яку примітку ставити в рахунку

§ 4 Nr. 14 UStG звільняє від ПДВ Heilbehandlung, тобто лікування, яке надають лікарі, психотерапевти та представники інших медичних професій (Heilberufe). Звільнення залежить від самої послуги. Вона має виявляти, лікувати або полегшувати захворювання, і у вас має бути професійна кваліфікація для цього. Психотерапевти з Approbation (державною ліцензією психотерапевта) і фахівці з дозволом Heilpraktiker für Psychotherapie (допуск до психотерапевтичної практики без Approbation) під час лікування зазвичай посилаються на цю норму. У рахунку тоді пишуть, наприклад, «Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG».

Коучинг, бізнес-коучинг і загальне консультування з життєвих питань зазвичай не мають терапевтичної мети, тому, як правило, не підпадають під § 4 Nr. 14, навіть якщо їх пропонує психотерапевт. За такі послуги ви або нараховуєте ПДВ, або користуєтеся режимом для малого бізнесу.

§ 19 UStG описує цей режим, Kleinunternehmerregelung, а тих, хто ним користується, називають Kleinunternehmer. Якщо ваш оборот залишається в межах, встановлених законом, ви не нараховуєте ПДВ і не вказуєте його в рахунку. Тоді в рахунку потрібна примітка на кшталт «Kein Ausweis der Umsatzsteuer, Kleinunternehmer nach § 19 UStG» (ПДВ не вказано, малий підприємець за § 19 UStG). Які це межі та як рахують оборот, пояснить податковий консультант.

Якщо ви ведете і терапію, і коучинг, для кожної з цих послуг може діяти своя примітка. Яке правило де застосовувати, вирішіть із податковим консультантом до того, як виставите перший рахунок.

Квитанція чи рахунок

Квитанція підтверджує, що оплату отримано: хто заплатив, за що і скільки. Для невеликих сум у Німеччині є спрощена форма, Kleinbetragsrechnung, тобто рахунок на невелику суму. Якщо загальна сума не більша за 250 €, у документі можна не вказувати ім’я та адресу клієнта. Ваші ім’я та адреса, дата, послуга, сума і рядок про податок однаково мають у ньому бути. Якщо сума більша, діють усі Pflichtangaben, зокрема ім’я та адреса клієнта.

Порядкові номери і валюта

Кожен номер рахунку використовується лише один раз і входить до безперервної послідовності. Часто беруть схему «рік плюс порядковий номер»: 2026-0041, 2026-0042, 2026-0043. Якщо тримати лічильник у голові чи в таблиці, один номер легко видати двічі.

Рахунок із помилкою краще не видаляти. Зазвичай виставляють Stornobeleg, документ про анулювання (сторно) з власним номером і посиланням на початковий рахунок, а потім за потреби новий рахунок.

Клієнти за кордоном, наприклад ті, хто залишився в країні, з якої ви переїхали, часто воліють платити у своїй валюті. Виставляйте кожен рахунок у тій валюті, в якій клієнт справді заплатив. Якщо рахунок в іноземній валюті і в ньому вказано ПДВ, запитайте податкового консультанта, як показати суму податку в євро.

Як це виглядає в CognitEase

У CognitEase ви один раз вказуєте, від чийого імені видаються документи, квитанції це чи рахунки і який рядок про податок у них стоїть. Це або підстава звільнення у вашому формулюванні, наприклад «Umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14 UStG» чи «Ohne USt., § 19 UStG», або ПДВ, і тоді сума ділиться на частину без податку і податок. Кожен документ складається з цих налаштувань, тож вордівський шаблон більше не потрібен.

Документ з’являється лише після того, як сесія відбулася і ви підтвердили оплату. Тому на ньому завжди минула дата послуги, а перенесення до сесії не залишає документа, який довелося б анулювати. За бажанням бот одразу надішле клієнтові PDF. Сума і валюта беруться із запису на сесію, тому в документі стоїть саме та валюта, в якій клієнт платив. Якщо ви видаєте рахунки, клієнт вказує адресу для рахунку вже під час запису, і перепитувати його не потрібно.

За послідовної нумерації, яка стоїть за замовчуванням, номери йдуть без пропусків, а з новим роком змінюється лише рік: після 2026-0152 іде 2027-0153. Якщо сума неправильна, ви анулюєте документ. Видається сторно з власним номером і причиною, якщо ви її вказали, а початковий документ залишається в архіві. Усі документи за місяць приходять одним ZIP-архівом у чат із вашим ботом, і ви пересилаєте його податковому консультантові.

CognitEase не перевіряє рядок про податок і друкує його так, як ви його ввели, тому погодьте його з податковим консультантом заздалегідь. За замовчуванням документи вимкнені, і ввімкнути їх можна лише після того, як ви вказали, від чийого імені вони видаються. Докладніше на сторінці Оплата і документи.

Рахунок за психотерапію і коучинг у Німеччині